¿Tienes que preparar un dossier de viaje?

Tanto si nos han pedido un dossier de viaje como si tenemos que organizar un evento es importante que tengamos en cuenta una serie de detalles de la documentación para evitar contratiempos. Y por supuesto, pedir feedback, interesarnos por todos los detalles para tenerlo en cuenta para próximos eventos y realizar la liquidación final de gastos.

DOSSIER DE VIAJE

  • DNI / Pasaporte. Es conveniente tenerlo escaneado. Comprobar que esté en vigor con la vigencia de caducidad mínima que exige el país de destino.
  • Visado.
  • Cartilla de vacunación.
  • Vuelo. Además de buscar vuelos directos y las horas salida-llegada, asegurarse de las medidas y peso permitido para equipaje de mano y de facturación, e incluso buscar las contraseñas WiFi de los aeropuertos.
  • Tarjeta embarque online para evitar colas y averiguar si en el aeropuerto existe mostrador específico para viajeros que ya han realizado el chek-in online y sólo han de facturar la maleta.
  • Diferencia horaria.
  • Alquiler de coche. Asegurarnos en qué sentido se circula en el país de destino para avisar a la persona que tiene que conducir.
  • Traslados. Averiguar qué servicios privados y públicos existen con conexiones entre los diferentes puntos para evitar conducir.
  • Activación del roaming del móvil.
  • Plano destino con la distancia del hotel al congreso/visitas.
  • Clima país destino.
  • Hotel próximo al evento, centro, tipo de habitación, con WiFi, número de noches, desayuno incluido o no. Avisar al hotel si está prevista la llegada para el check-in después de las 18 h. para que guarden la habitación.
  • Inscripción congreso. También facilitar el #congreso a la persona que va asistir.
  • Reservas cenas, almuerzos, a tener en cuenta si hemos de avisar de las dietas o alergias específicas. Preguntar el horario de comidas de destino.
  • Agenda congreso/visitas.
  • Dress code. No olvidemos el protocolo si se ha de asistir a algún almuerzo o cena especial.
  • Obsequios. Preguntar si hemos de comprar algún detalle y a quién va destinado.
  • Tarjetas de visita suficientes para el viaje.
  • USB con la información que tenga que entregarse.
  • Seguro médico de viaje/tarjeta sanitaria europea en vigor.
  • Efectivo en moneda local para gastos.
  • Detalle del presupuesto.

Fecha

Firma

(Imagen del banco de imágenes gratuitas de Pixabay)

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