Cómo gestionar las salas de conferencias

Antes de convocar una reunión o conferencia debemos asegurarnos de la disponibilidad del espacio. Uno de los métodos que personalmente más me gusta es utilizar el calendario del correo electrónico. Tiene numerosas ventajas:

1. Posibilidad de abrir un calendario para cada una de las salas donde veremos la disponibilidad según la franja horaria.
2. Posibilidad de gestionar únicamente como reserva de las salas sin necesidad de informar a los asistentes por correo electrónico.
3. Crear la periodicidad en caso que sean cada mes, quincenales, cada 6 semanas…
4. Una vez escogido el día, hora y sala, podemos enviar la convocatoria a los diferentes integrantes.
5. Podremos adjuntar el orden del día o cualquier otra información necesaria.
6. Los asistente podrán aceptar, rechazar e incluso proponer una nueva fecha.
7. La convocatoria se fija en los calendarios de los asistentes y se sincroniza con sus móviles.
8. Si es la primera vez que viene alguno de los asistentes, se puede incluir la dirección exacta, facilitando la llegada al visualizar el mapa desde el móvil, incluidos lugares de referencias y especialmente parkings.

Y recuerda, antes de enviar la convocatoria, reflexionar sobre si es realmente necesaria la reunión o conferencia.