Cómo gestionar las salas de conferencias

Antes de convocar una reunión o conferencia debemos asegurarnos de la disponibilidad del espacio. Uno de los métodos que personalmente más me gusta es utilizar el calendario del correo electrónico. Tiene numerosas ventajas:

  1. Posibilidad de abrir un calendario para cada una de las salas donde veremos la disponibilidad según la franja horaria.
  2. Posibilidad de gestionar únicamente como reserva de las salas sin necesidad de informar a los asistentes por correo electrónico.
  3. Crear la periodicidad en caso que sean cada mes, quincenales, cada 6 semanas…
  4. Una vez escogido el día, hora y sala, podemos enviar la convocatoria a los diferentes integrantes.
  5. Podremos adjuntar el orden del día o cualquier otra información necesaria.
  6. Los asistente podrán aceptar, rechazar e incluso proponer una nueva fecha.
  7. La convocatoria se fija en los calendarios de los asistentes y se sincroniza con sus móviles.
  8. Si es la primera vez que viene alguno de los asistentes, se puede incluir la dirección exacta, facilitando la llegada al visualizar el mapa desde el móvil, incluidos lugares de referencias y especialmente parkings.

Y recuerda, antes de enviar la convocatoria, reflexionar sobre si es realmente necesaria la reunión o conferencia.

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9 comentarios en “Cómo gestionar las salas de conferencias

  1. Hola Marisa!

    Paso a dejarte la cortesía de tu visita en mi Blog. Muy bueno el dato de la herramienta para reservar salas.
    Lo que si es importante tener en cuenta que el Outlook no te deja reservar por más de EQUIS cantidad de semanas, con lo cual no se bloquea del todo la sala. Luego de EQUIS cantidad de repeticiones (en este momento no recuerdo cuántas eran) hay que hacer una nueva cita manual con una nueva periodicidad. Te digo porque a mi me pasó!.

    En empresas de gran porte (como SAP en Argentina) hay una aplicación que se llama Room Reservation para Outlook que permite incluir los nombres de las salas, piso y Edificio para no perderse. Incluye hasta la capacidad de la misma. Es súper útil!

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    • Hola Cecilia,

      Muchas gracias por dejar el comentario en el post. Muy útil la aplicación Room Reservation para Outlook. Afortunadamente se van incorporando mejoras que primero se instalan en versiones concretas para SAP como tu comentas. En el Outlook 2010 se puede ya reservar con perioricidad sin fecha de finalización y de número de repeticiones. En cualquier caso, si la empresa no dispone de un programa idóneo, seguro que la secretaria se las ingenierá para buscar la forma más útil de gestionar las salas de videoconferencias 😉

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      • Obviamente! La creatividad al poder… y la Secretaria es la encargada de llevar las soluciones más creativas a la empresa y al Jefe.

        Aprovechando tu correo, quisiera preguntarte cómo hacés para publicar la nube de Tags y las Categorías de los posts, ya que no lo encuentro en las opciones de mi Tema.

        Gracias y un beso!

        Cei

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      • Hola Cecilia,

        Supongo que todos los temas tienen esta configuración. Para las categorías y etiquetas, hay un apartado específico para ello desde la misma entrada del posts. Si lo haces desde WP admin, en el lado derecho aparece un apartado de categorías y otro de etiquetas. Si escribes el posts desde el lector, en el lado izquierdo aparece el apartado etiquetas y categorías. En un apartado y en otro escribe directamente. Espero haberte podido ayudar, ya me contarás.

        Un saludo!

        Marisa

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