Cómo verificar rápidamente facturas de viaje

Si la empresa no tiene un programa específico para el control de gastos de viaje, podemos realizar una plantilla de viajes a modo de formulario que nos facilite el trabajo posterior de verificación. Ésta se puede hacer con una de las herramientas Office, a ser posible con Excel y la iremos adaptando según las necesidades. Podemos incluir el logo, fuentes y colores corporativos. Los datos básicos que debe llevar la plantilla son:

Fecha, destino, empleado/s, detalles vuelo/s, hotel/es, alquiler coche/s, otros gastos. Tipo de reserva: A través de una agencia de viajes, Internet.

Especificaremos todos los detalles, las empresas que hemos contratado, las compañías de vuelos/coches/hoteles y los precios de confirmación de cada uno de ellos.  De este modo, al verificar las facturas no tendremos que navegar por los e-mails buscando los precios de confirmación, sino que lo tendremos anotado y podremos filtrarlo por fechas, empleado, destino, etc. Únicamente recurriremos a los e-mails de confirmación en caso de no conformidad con el precio facturado.

De esta forma, además de la verificación rápida, tendremos siempre actualizado el informe total de gastos de reserva del viaje e incluso añadir, si fuera necesario, los producidos durante el viaje como las dietas. En definitiva, facilitaremos la información necesaria para obtener los resultados de coste-beneficio de un viaje determinado.

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