Bienvenida

¿Tienes que organizar una visita especial? Hay muchos detalles a tener en cuenta que se han de preguntar para no dejar ningún cabo suelto y dar una bienvenida adecuada:

  • Cuándo llegará, día, hora, aeropuerto…
  • Dónde irá.
  • Quién irá a recogerla y llevarla del/al aeropuerto/hotel/reunión.
  • Cuánto tiempo estará.
  • Cuántas personas vendrán, nombres, cargos.
  • Vendrán solos o acompañados por sus parejas.
  • Si vienen acompañados, preguntar por el programa de acompañamiento y quién irá con ellos.
  • Preguntar si alguna persona tiene movilidad reducida.
  • Preparar un plano local; propuestas restaurantes, visitas culturales, espectáculos, tiendas especializadas, servicio de taxis.
  • Facilitar la lista de asistentes y programa de reuniones a las personas que deberán atenderlos durante su estancia.
  • Regalo para la visita.
  • Preparar la sala de reunión, aire acondicionado, aguas, catering, si es necesario un ornamento floral para decorar la mesa.
  • Tener las tarjetas de visita a mano de las personas que se van a reunir.
  • Documentación y material de apoyo: retroproyector, portátil, papel, blocs, bolígrafos, lápices.
  • Facilitar Wifi a los invitados.
  • Ofrecer nuestra ayuda y estar pendiente de la visita por si nos necesitan.

¿Os han pedido que actualicéis o preparéis una presentación?

En ocasiones nos piden que actualicemos una presentación o que preparemos una a partir de un texto. Antes de empezar hemos de preguntar una serie de detalles:

  • Qué es lo que se quiere explicar.
  • Cuál es el objetivo final.
  • A quién va dirigida.
  • Dónde tendrá lugar.
  • Cuándo será.
  • Cuántas personas asistirán.
  • Quién la expondrá, una o más personas.
  • Qué duración tendrá.
  • Qué tipo, soporte: PowerPoint, Sway, Canva, Prezi …

Una vez tenemos claro estos conceptos, podemos empezar a diseñar la presentación:

  • Estilo, efectos.
  • Si es en Prezi, que los movimientos no sean muy bruscos.
  • Reglas de diseño de las diapositivas:
    • 4×7: como mucho poner 4 conceptos y resumirlos en 7 palabras.
    • 4×4: como mucho poner 4 elementos: 2 textos y 2 fotos/gráficos…
  • Introducción. Poner un índice.
  • Coherencia en el orden.
  • Letras claras.
  • Remarcar palabras importantes sin excederse.
  • No abusar de las mayúsculas.
  • Poner al final los datos de contacto del ponente.
  • Revisar la ortografía.
  • Pedir feedback para realizar los cambios necesarios.

Para finalizar, os propongo un resumen muy corto en una presentación que he realizado en Prezi, espero que os guste.

2 años de blog: Instagram para continuar COmpartiendo

Hoy hace 2 años que empecé a publicar en mi propio blog con el post: Empezar a ser CO. Continuando, quiero Compartir mi experiencia en Instagram para dar más visibilidad al blog.

En Abril de 2014 abrí cuenta en Instagram. Me parecía una red muy divertida y subía algunas de las muchas fotografías que hacía. En junio de 2016 empecé a realizar lo siguiente en Instagram en relación a los post de mi blog:

  • Colgar las imágenes que también eran propias con las que había ilustrado los post.
  • Utilizar hashtags adecuados a esta red Social.
  • Poner la dirección https.
  • Poner una breve explicación.

Para mi sorpresa, a las pocas semanas me contactaron de mytrendingstories.com. A través de Instagram leyeron mi blog, les gustó y me pidieron que escribiera y compartiera mis publicaciones con ellos con lo que podría llegar a más personas. Decidí, para que no fuera exactamente igual, publicar en su web una versión reducida de los post más antiguos con enlaces a mi blog.

A continuación en rojo tenéis enlaces a artículos que me inspiraron y os animo a utilizar Instagram para dar más visibilidad a lo que os interese: CV (de @jecanpa) o  marca (de @facchinjose).

 

 

¿Preparando un regalo de Navidad original y útil?

Cada vez son más las empresas que deciden reducir al mínimo los regalos corporativos de Navidad. Sin embargo, al igual que probar algo diferente para la fiesta de Navidad del trabajo, hacer un obsequio que también sea original y útil puede marcar la diferencia.

En el mercado hay multitud de regalos, webs especializadas, así que no voy a descubrir nada nuevo, tan sólo sugerir 2 tipos de regalos:

  • Artículos comestibles personalizados con la forma del logotipo de la empresa o de un producto nuevo, por ejemplo en:
    • Galletas
    • Bombones
    • Caramelos
    • Pastas
  • Experiencias con cheques regalo o bonos descuentos para disfrutar en:
    • Parques temáticos
    • Restaurantes
    • Teatros
    • Cines

De esta manera cambiaremos el regalo esperado por uno diferente que creará expectativa para el siguiente año, por lo que tendrá un retorno de la inversión con la gratificación de clientes, proveedores y empleados, que lo recordarán como algo especial.

(Imagen del banco de imágenes gratuitas de Pixabay)

Revisión de documentos

La presentación de un documento dice mucho de nosotros, de cómo trabajamos y optimizamos el tiempo de las personas destinatarias. Antes de enviar o imprimir un documento, además del contenido, hemos de revisar el formato:

  • Si es muy extenso, incluir un índice de contenido vinculado que se actualice automáticamente.
  • Inmovilizar las filas/columnas que interesen para que estén siempre visibles por pantalla al movemos por la hoja de cálculo.
  • Al imprimir han de estar en todas las páginas los títulos de las columnas/filas.
  • Las hojas demasiado extensas preparadas para imprimir en horizontal/A3.
  • Las páginas que interesen giradas sin necesidad de ladear la cabeza para leer por pantalla.
  • Encabezado de página con el nombre del archivo.
  • Pie de página con la fecha y las iniciales/nombre del autor para consultas/modificaciones.
  • Número de página para facilitar el trabajo posterior.
  • Márgenes
  • Saltos de página dónde tienen que estar.
  • Y siempre un último vistazo a la Ortografía.

(Imagen del banco de imágenes gratuitas de Pixabay)

¿Tienes que preparar un dossier de viaje?

Tanto si nos han pedido un dossier de viaje como si tenemos que organizar un evento es importante que tengamos en cuenta una serie de detalles de la documentación para evitar contratiempos. Y por supuesto, pedir feedback, interesarnos por todos los detalles para tenerlo en cuenta para próximos eventos y realizar la liquidación final de gastos.

DOSSIER DE VIAJE

  • DNI / Pasaporte. Es conveniente tenerlo escaneado. Comprobar que esté en vigor con la vigencia de caducidad mínima que exige el país de destino.
  • Visado.
  • Cartilla de vacunación.
  • Vuelo. Además de buscar vuelos directos y las horas salida-llegada, asegurarse de las medidas y peso permitido para equipaje de mano y de facturación, e incluso buscar las contraseñas WiFi de los aeropuertos.
  • Tarjeta embarque online para evitar colas y averiguar si en el aeropuerto existe mostrador específico para viajeros que ya han realizado el chek-in online y sólo han de facturar la maleta.
  • Diferencia horaria.
  • Alquiler de coche. Asegurarnos en qué sentido se circula en el país de destino para avisar a la persona que tiene que conducir.
  • Traslados. Averiguar qué servicios privados y públicos existen con conexiones entre los diferentes puntos para evitar conducir.
  • Activación del roaming del móvil.
  • Plano destino con la distancia del hotel al congreso/visitas.
  • Clima país destino.
  • Hotel próximo al evento, centro, tipo de habitación, con WiFi, número de noches, desayuno incluido o no. Avisar al hotel si está prevista la llegada para el check-in después de las 18 h. para que guarden la habitación.
  • Inscripción congreso. También facilitar el #congreso a la persona que va asistir.
  • Reservas cenas, almuerzos, a tener en cuenta si hemos de avisar de las dietas o alergias específicas. Preguntar el horario de comidas de destino.
  • Agenda congreso/visitas.
  • Dress code. No olvidemos el protocolo si se ha de asistir a algún almuerzo o cena especial.
  • Obsequios. Preguntar si hemos de comprar algún detalle y a quién va destinado.
  • Tarjetas de visita suficientes para el viaje.
  • USB con la información que tenga que entregarse.
  • Seguro médico de viaje/tarjeta sanitaria europea en vigor.
  • Efectivo en moneda local para gastos.
  • Detalle del presupuesto.

Fecha

Firma

(Imagen del banco de imágenes gratuitas de Pixabay)

¿Nuevas tareas que suponen un reto?

Durante el año recibimos cantidad de información de cursos para nuestra actualización. Aunque no se inicien inmediatamente, septiembre es una buena época para plantearnos qué nos hace falta para mejorar. ¿Nos han proporcionado nuevas tareas que han supuesto un reto? ¿Tenemos que aprender nuevas habilidades? Para que una tarea nos motive, tiene que estar equilibrada entre el nivel de reto y nuestras habilidades.

Es muy importante tener conocimiento de nuestro entorno, sector: asistir a cursos, leer artículos relacionados, estar informado. Solicitar formación si es necesario con el objetivo:

  1. Entender lenguaje de la empresa y del negocio.
  2. Comunicarse eficientemente con nuestro superior y el resto del equipo.
  3. Añadir valor a nuestra posición.

Factores a evaluar para escoger la formación adecuada:

  • Idiomas
  • Especialización
  • Competencias Soft
  • Competencias digitales

Sin duda hemos de estar siempre estar al día y no podemos hacerlo todo a la vez, así que demos prioridad a lo que más interese.