¿Cómo presentamos los diferentes presupuestos para un evento?

La presentación es muy importante en todo lo que hacemos. Hemos de cuidar todos los detalles cuando tenemos que presentar presupuestos de los diferentes servicios a valorar para un evento. Es muy favorable hacer una presentación con diapositivas (fichas) individuales por proveedor o servicio, más o menos como la ilustración del post, con una explicación esquemática de lo que incluye cada uno de ellos, así como la fotografía para tener una idea  más exacta. Todo ello facilita la decisión y da muy buena imagen de la selección previa y por tanto del trabajo realizado.

Aunque busquemos algo muy concreto e intentemos que todos los productos de los distintos proveedores sean lo más parecidos posible, cada uno de ellos se diferencia de una manera. Esos valores diferenciales son los que finalmente deciden. Por ello es práctico materializarlo en una presentación, para mostrar cada una de esas peculiaridades.

Es muy eficaz igualmente realizar un Excel para comparar las diferentes particularidades a analizar, ya que sirven para presentar una estimación del coste total.

 

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3 años de blog: Twitter para seguir COmpartiendo. ¿Preguntas a Twitter cuando buscas información?

Hoy justamente hace 3 años de mi primer post en este blog: Empezar a ser CO. Este año sigo con la cultura de COmpartir otra red social como fuente de información además de Google; Twitter, que además de utilizarlo para seguir a personas específicas y su entorno, también es muy útil para hallar información. Para todas aquellas personas que no están familiarizadas, explico como:

Escribimos en Google: Twitter.com/search-advanced

Aparece una ventana con unos campos determinados para escribir lo que necesitamos. Al clicar en buscar aparecerán todos los tweets que se han COmpartido sobre el tema.

Al entrar en Twitter, también podemos ir a la lupa que aparece en la parte superior. Si nos animamos y abrimos una cuenta, hay que tener en cuenta algunos detalles:

#: Para unificar y seguir conversaciones sobre un mismo tema. No poner más de 3# en un Tweet.

Tweet: Ahora máximo son 240 caracteres, pero no hace falta utilizarlos todos, al contrario, intentar decir lo mismo en menos.

RT: Retwittear, reenviar el tweet de otra persona sin modificarlo.

CITAR Tweet: Añadiendo alguna frase sobre lo que queremos retwittear.

@: Para mencionar a alguien.

DM: Enviar un mensaje directo en privado a otra persona. Para ello ambas han de seguirse mutuamente.

Mándame un DM: Para decirle a alguien que queremos seguir una conversación a través de un mensaje privado.

Listas: para organizar las personas que siguimos y dar mensaje que queremos saber de la persona que incluimos en una lista para no perdernos su contenido. Importante saber también en qué listas nos han metido y quién las ha creado.

Citar la fuente: vía @nombredelperfil

Adaptar Twitter a nuestra propia necesidad y por supuesto siempre contrastar la información. Ya hablé de las ventajas de Twitter en: Sí, facilita tu cuenta de twitter por favor. Así que facilito mi cuenta @rey_marisa en la que suelo COmpartir temas relacionados con secretariado. 😉

¿Con quién nos gustaría conectar?

¿Cuántas veces hemos oído que se han de trabajar los contactos y la marca personal siempre, no sólo cuando estamos sin empleo? A final de año es una buena época para reflexionar sobre ello.

No siempre nos es posible, sin embargo es conveniente hacer una lista de cursos que nos interesa, eventos y ferias que tendrán lugar en nuestra ciudad y que nos gustaría asistir. Intentar conseguir descuentos o entradas. Solicitar el catálogo de participantes y su programa. Preguntarnos con qué personas nos gustaría conectar. Las redes sociales nos permiten acercarnos a los demás antes de conocernos personalmente.

Si vamos a asistir a algún acontecimiento, ponencia, presentación de un libro, podemos seguirlo con el hashtag creado para ello, iniciando conversaciones con las personas que tienen el mismo interés que nosotros. Intentemos conocer en persona, en el espacio 1.0, a las personas que ya conocemos previamente en el 2.0. Posteriormente podemos volver a ponernos en contacto si mencionamos lo que más nos ha gustado, mostrando así nuestro interés. No olvidemos que se acordarán más fácilmente de nosotros si hemos ido dejando marca en las personas adecuadas.

(Imagen del banco de imágenes gratuitas de Pixabay)

El protocolo está en todo

El origen de la palabra Protocolo es Protos, del griego, primero y Protocolum, del latín. Es la primera página de un escrito, el índice, la normativa de comportamiento.

Todo comunica, los primeros 7 segundos son clave, sólo tenemos una oportunidad para crear una buena impresión. Hemos de tener conocimiento e interesarnos por todos los detalles con antelación para planificar, coordinar y dar una bienvenida adecuada, atender y organizar visitas o eventos.

El protocolo va más allá de saber estar en cada momento y de las reglas de cortesía. Está en el conjunto de normas, pautas a seguir, herramientas de comunicación en la organización de recepciones  o eventos,  y también de uso y funcionamiento de equipos y sistema de trabajo. Cada empresa y departamento tiene su protocolo de actuación, que es necesario establecer, difundir y explicar desde el primer día para el buen desempeño del trabajo diario. De este modo todas las personas estarán involucradas, se construirá equipo y contribuirá a la actitud CO.

Planificación agenda diaria congreso

Cuando concertamos reuniones entre personas que no se conocen dentro del entorno de un congreso, es muy recomendable que para facilitar el encuentro, incluyamos en el dossier de viaje la planificación de la agenda diaria con los siguientes puntos:

  • Hora del encuentro. Entre reunión y reunión debe haber un tiempo de margen, desplazamiento, imprevistos.
  • Nombre de la persona.
  • Firma a la que representa.
  • Teléfono móvil.
  • Lugar del encuentro. Tener en cuenta la distancia entre los diferentes puntos de encuentro para concertar las horas.
  • Fotografía de la persona.
  • Comentario si nos han hecho alguna consulta previa para que le puedan dar respuesta.

Cuando las secretarias acordamos la reunión, nos enviamos la fotografía y el móvil de los participantes. Si no tenemos la fotografía o cualquier otro dato, podemos buscar en la web de la empresa. Es cierto que los congresistas van con el budget, sin embargo nuestra misión consiste en facilitar el trabajo y realizar una buena organización.

Lilian Sholes, una influencer que facilitó la integración de la mujer a una nueva profesión

Lilian Sholes es considerada la primera secretaria. Su padre, Christopher Latham Sholes, fue el inventor de la primera máquina de escribir. También diseñó el teclado el QWERTY, que todavía hoy utilizamos, para escribir más rápido sin que las teclas se atascaran. Con la ayuda del fabricante de máquinas de coser y armas Remington, en el año 1873 salió al mercado la Remington 1.

Cuando salió a la venta la máquina de escribir, la hija de Sholes, Lilian Sholes, hacía exhibiciones de su funcionamiento. En 1888, un taquígrafo llamado Frank Edward McGurrin publicó una técnica de mecanografía por tacto, utilizando los 10 dedos de las manos sin mirar el teclado, la Touch Typing. Gracias a la máquina de escribir, las demostraciones de Lilian Sholes y la técnica Touch Typing, las mujeres se fueron integrando a una nueva profesión, la dactilografía.

Lilian Sholes nació el 30 de septiembre de 1850. Sin embargo no fue hasta muchos años después que la Remington empezó a celebrar campeonatos de dactilografía el 30 de septiembre para conmemorar el nacimiento de Lilian, convirtiéndolo en el día de la Secretaria en EEUU y en muchos otros países. En España es el 23 de abril, coincidiendo con el aniversario del fallecimiento de Cervantes y Shakespeare. En septiembre se celebra además, el día 23, la festividad de Santa Tecla, patrona de Secretarias e Informáticos. Será casualidad, mi cumpleaños es el 23 de septiembre, así que he querido hacer mi pequeño homenaje en el post de septiembre a Lilian Sholes, una influencer de su época.

No nos acomodemos, ¡hemos de mantenernos empleables!

Hace ya algún tiempo fui a la presentación del libro #superprofesional en Barcelona. Llegué pronto y recuerdo que el autor, Alfonso Alcántara, ya estaba en el escenario y comentó que los que llegaban antes tenían premio. Así fue, el premio fue para mí y creo que para todos los que asistimos.

Personalmente fue como si me hubiera dado de bruces con la realidad, sin embargo me di divirtiéndome, me reí mucho y fue #supermotivador. Desde luego leí el libro y lo recomiendo. Explica que todos podemos ser #superprofesionales si desarrollamos 6 puntos/#superpoderes:

  1. Haztitud: En lugar de decir que vas a hacer o que harías algo, hazlo, busca la manera de hacerlo, pero hazlo.
  2. Cambio: A todos nos falta tiempo, sin embargo dedicamos más tiempo a aquello que más nos interesa. Salir de la zona de confort es difícil, así que ampliémosla poco a poco.
  3. Método: Motivación no es tener ánimo, motivación es tener motivos. Elaborar planes.
  4. Marca: El Currículo también es lo que se quiere ser. Desarrollando una marca personal permite proyectarla.
  5. Iniciativa: Desarrollar una estrategia 2.0 para que te encuentren y mostrar la cualificación.
  6. Conectar: No buscar oportunidades, sino conocer gente, hacer networking.

Es evidente que implica un largo camino, la situación actual no permite acomodarse, y como dice Alfonso: “El objetivo de un profesional no es mantener un empleo sino mantenerse empleable”.

Para finalizar, una ilustración de un pequeño fragmento del #superpoder número 1 para #supermotivar la lectura del libro: