¿Con quién nos gustaría conectar?

¿Cuántas veces hemos oído que se han de trabajar los contactos y la marca personal siempre, no sólo cuando estamos sin empleo? A final de año es una buena época para reflexionar sobre ello.

No siempre nos es posible, sin embargo es conveniente hacer una lista de cursos que nos interesa, eventos y ferias que tendrán lugar en nuestra ciudad y que nos gustaría asistir. Intentar conseguir descuentos o entradas. Solicitar el catálogo de participantes y su programa. Preguntarnos con qué personas nos gustaría conectar. Las redes sociales nos permiten acercarnos a los demás antes de conocernos personalmente.

Si vamos a asistir a algún acontecimiento, ponencia, presentación de un libro, podemos seguirlo con el hashtag creado para ello, iniciando conversaciones con las personas que tienen el mismo interés que nosotros. Intentemos conocer en persona, en el espacio 1.0, a las personas que ya conocemos previamente en el 2.0. Posteriormente podemos volver a ponernos en contacto si mencionamos lo que más nos ha gustado, mostrando así nuestro interés. No olvidemos que se acordarán más fácilmente de nosotros si hemos ido dejando marca en las personas adecuadas.

(Imagen del banco de imágenes gratuitas de Pixabay)

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El protocolo está en todo

El origen de la palabra Protocolo es Protos, del griego, primero y Protocolum, del latín. Es la primera página de un escrito, el índice, la normativa de comportamiento.

Todo comunica, los primeros 7 segundos son clave, sólo tenemos una oportunidad para crear una buena impresión. Hemos de tener conocimiento e interesarnos por todos los detalles con antelación para planificar, coordinar y dar una bienvenida adecuada, atender y organizar visitas o eventos.

El protocolo va más allá de saber estar en cada momento y de las reglas de cortesía. Está en el conjunto de normas, pautas a seguir, herramientas de comunicación en la organización de recepciones  o eventos,  y también de uso y funcionamiento de equipos y sistema de trabajo. Cada empresa y departamento tiene su protocolo de actuación, que es necesario establecer, difundir y explicar desde el primer día para el buen desempeño del trabajo diario. De este modo todas las personas estarán involucradas, se construirá equipo y contribuirá a la actitud CO.

Planificación agenda diaria congreso

Cuando concertamos reuniones entre personas que no se conocen dentro del entorno de un congreso, es muy recomendable que para facilitar el encuentro, incluyamos en el dossier de viaje la planificación de la agenda diaria con los siguientes puntos:

  • Hora del encuentro. Entre reunión y reunión debe haber un tiempo de margen, desplazamiento, imprevistos.
  • Nombre de la persona.
  • Firma a la que representa.
  • Teléfono móvil.
  • Lugar del encuentro. Tener en cuenta la distancia entre los diferentes puntos de encuentro para concertar las horas.
  • Fotografía de la persona.
  • Comentario si nos han hecho alguna consulta previa para que le puedan dar respuesta.

Cuando las secretarias acordamos la reunión, nos enviamos la fotografía y el móvil de los participantes. Si no tenemos la fotografía o cualquier otro dato, podemos buscar en la web de la empresa. Es cierto que los congresistas van con el budget, sin embargo nuestra misión consiste en facilitar el trabajo y realizar una buena organización.

Lilian Sholes, una influencer que facilitó la integración de la mujer a una nueva profesión

Lilian Sholes es considerada la primera secretaria. Su padre, Christopher Latham Sholes, fue el inventor de la primera máquina de escribir. También diseñó el teclado el QWERTY, que todavía hoy utilizamos, para escribir más rápido sin que las teclas se atascaran. Con la ayuda del fabricante de máquinas de coser y armas Remington, en el año 1873 salió al mercado la Remington 1.

Cuando salió a la venta la máquina de escribir, la hija de Sholes, Lilian Sholes, hacía exhibiciones de su funcionamiento. En 1888, un taquígrafo llamado Frank Edward McGurrin publicó una técnica de mecanografía por tacto, utilizando los 10 dedos de las manos sin mirar el teclado, la Touch Typing. Gracias a la máquina de escribir, las demostraciones de Lilian Sholes y la técnica Touch Typing, las mujeres se fueron integrando a una nueva profesión, la dactilografía.

Lilian Sholes nació el 30 de septiembre de 1850. Sin embargo no fue hasta muchos años después que la Remington empezó a celebrar campeonatos de dactilografía el 30 de septiembre para conmemorar el nacimiento de Lilian, convirtiéndolo en el día de la Secretaria en EEUU y en muchos otros países. En España es el 23 de abril, coincidiendo con el aniversario del fallecimiento de Cervantes y Shakespeare. En septiembre se celebra además, el día 23, la festividad de Santa Tecla, patrona de Secretarias e Informáticos. Será casualidad, mi cumpleaños es el 23 de septiembre, así que he querido hacer mi pequeño homenaje en el post de septiembre a Lilian Sholes, una influencer de su época.

No nos acomodemos, ¡hemos de mantenernos empleables!

Hace ya algún tiempo fui a la presentación del libro #superprofesional en Barcelona. Llegué pronto y recuerdo que el autor, Alfonso Alcántara, ya estaba en el escenario y comentó que los que llegaban antes tenían premio. Así fue, el premio fue para mí y creo que para todos los que asistimos.

Personalmente fue como si me hubiera dado de bruces con la realidad, sin embargo me di divirtiéndome, me reí mucho y fue #supermotivador. Desde luego leí el libro y lo recomiendo. Explica que todos podemos ser #superprofesionales si desarrollamos 6 puntos/#superpoderes:

  1. Haztitud: En lugar de decir que vas a hacer o que harías algo, hazlo, busca la manera de hacerlo, pero hazlo.
  2. Cambio: A todos nos falta tiempo, sin embargo dedicamos más tiempo a aquello que más nos interesa. Salir de la zona de confort es difícil, así que ampliémosla poco a poco.
  3. Método: Motivación no es tener ánimo, motivación es tener motivos. Elaborar planes.
  4. Marca: El Currículo también es lo que se quiere ser. Desarrollando una marca personal permite proyectarla.
  5. Iniciativa: Desarrollar una estrategia 2.0 para que te encuentren y mostrar la cualificación.
  6. Conectar: No buscar oportunidades, sino conocer gente, hacer networking.

Es evidente que implica un largo camino, la situación actual no permite acomodarse, y como dice Alfonso: “El objetivo de un profesional no es mantener un empleo sino mantenerse empleable”.

Para finalizar, una ilustración de un pequeño fragmento del #superpoder número 1 para #supermotivar la lectura del libro:

¿Te han pedido el esquema de un anteproyecto?

Un anteproyecto es un primer borrador con las ideas básicas sobre un proyecto. Normalmente es sobre una investigación pero es posible que lo soliciten también cuando se presenta una candidatura a un trabajo específico, para conocer cuál sería nuestra idea del mismo y cómo lo realizaríamos. Más que saber exactamente qué haríamos, lo que se pretende es conocer si somos capaces llevarlo a cabo. Se tendrá que adaptar a lo que nos pidan, sin embargo el esquema básico es el siguiente:

Carátula: Principales datos tanto del anteproyecto como nuestros.

Índice: Enumeración de los puntos.

Descripción: Introducción, antecedentes.

Justificación: El motivo.

Objetivos y metas: Objetivos generales que se quieren conseguir y metas concretas.

Localización: Dónde tendrá lugar.

Actividades, tareas y calendario: Actividades generales y tareas secuenciales. El calendario se puede hacer con un cronograma o diagrama de Gantt.

Presupuesto: Recursos humanos y económicos.

Seguimiento y evaluación: Para obtener los beneficios previstos.

Para que no se me olvide

Una de las cosas que considero importante en nuestro trabajo es realizar y mantener actualizadas las diferentes listas de tareas, clientes, incluso consumibles de todo tipo,  para facilitar tanto el trabajo propio como ajeno en caso de que tuviera que hacerlo otra persona.

  • Tareas: las diarias y las personalizadas a cada persona que damos soporte para conocerlas bien y poder anticiparnos.
  • Datos: generales de la empresa, de cada persona para las reservas de viaje, esencial conocer sus preferencias, alergias, intolerancias.
  • Consumibles: Hacer listas por cada categoría, indicando el tipo de consumible, referencia, fecha, cantidad. De este modo será más fácil y rápido realizar las siguientes compras y no olvidar  ningún imprescindible.
  • Contactos: No sólo los teléfonos habituales, también muy importante, como no, de los nombres de las secretarias.
  • Visitas: No todas son iguales, conocer con anticipación el día que vendrán para ofrecer una bienvenida adecuada. Es muy gratificante que al despedirse te digan: “Gracias por tu atención”.