¿Te han pedido alguna vez que redactes una carta o comunicado informando sobre una nueva incorporación a la plantilla?

Cuando se incorpora un nuevo directivo a una empresa o profesional a un despacho, además de dar una buena acogida, es menester redactar el comunicado de su incorporación. En ocasiones se pide a las secretarias que lo redacte. Primero hemos de informarnos:

  • A quién va dirigido.
  • Qué tipo de comunicado hay que hacer: carta, e-mail, saluda.
  • Los datos de la persona que se incorpora.
  • Quién firmará el comunicado.

Suele ser un comunicado interno para enviar por e-mail a la plantilla, una carta para enviar a los clientes y otra a los proveedores.

Depende de donde estemos trabajando, es posible que incluso se realice un saluda para los clientes y contactos más ilustres. El saluda es más o menos como una carta pero con formato tipo tarjetón más pequeño que un DINA5. El saluda no es una tarjeta de invitación, es una comunicación formal, protocolaria, en relación a un agradecimiento, felicitación o informativa sobre, por ejemplo, un cambio de dirección o incorporación a la plantilla.

Por si a alguien le sirve de ayuda, a continuación pongo dos sugerencias de textos para comunicados referentes a la incorporación de un profesional a un despacho.

 

Sugerencia de texto para comunicado interno (e-mail):

Informamos de la incorporación a nuestra plantilla a partir de (fecha) de (nombre de la persona), (profesión), licenciado/a en _______________ por la Universidad de ____________ y Doctor/a por la Universidad de _____________, que después de una exitosa experiencia profesional en (por ejemplo, los Estados Unidos), se ha incorporado a (nombre del despacho) como Director/a de _______________. Por ello le ruega que le atienda en lo que sea menester para su incorporación, agradeciéndole de antemano su colaboración.

Un saludo cordial,

(Nombre de la persona que firmará el comunicado)

 

Sugerencia de texto para comunicado externo:

(Nombre de la persona que firmará el comunicado)

(Cargo)

(Nombre del despacho)

Saluda

A su distinguido D./Dña _____________, y se complace en comunicarle que desde el (fecha) se ha incorporado a (nombre del despacho) como Director /a de ________________, D./Dña. (nombre de la persona), (profesión), licenciado/a en _______________ por la Universidad de ____________ y Doctor/a por la Universidad de _____________, con una exitosa experiencia profesional en (por ejemplo, los Estados Unidos).  Por ello se ofrece tanto profesional como personalmente.

(Nombre de la persona que firmará el comunicado)

Aprovecha la ocasión para reiterarle el testimonio de su consideración más distinguida.

(Localidad), Fecha

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¡Secretarias por vocación, no por ser mujeres!

El 8 de marzo se celebra el día Internacional de la mujer trabajadora y coincidiendo con el post de marzo quiero hacer una reflexión.

Muchas veces me he preguntado por qué a los hombres con carrera se les ofrece directamente una posición de Jefe de Departamento o Director de Área y a la mujer con la misma formación, secretaria. Si una mujer con formación superior quiere ser secretaria, fantástico, pero no porque sea mujer, sino porque quiera serlo ella, puesto que ha de tener las mismas oportunidades que sus compañeros hombres. Al igual que aunque pocos, también hay hombres secretarios y estos han de tener también las mismas oportunidades, no se les debe descartar por ser hombres.

Muchas de nosotras somos secretarias, no porque seamos mujeres, sino por vocación, ayudar a otras personas va mucho con nuestro carácter. Todos lo hacemos de alguna manera, la nuestra es ofreciendo asistencia. Así que por favor, no discriminemos a una persona por su condición de género para un trabajo.

Los primeros minutos de una presentación

¿Alguna vez os han pedido ayuda para hacer una presentación para una persona que va a dar su primera ponencia?

Los primeros minutos de una presentación son los más importantes. Para estas ocasiones podemos facilitar un simple guión para que la persona que se va a estrenar como conferenciante tenga una pequeña guía para empezar:

  • Dar la bienvenida a los asistentes.
  • Presentarse.
  • Decir sobre que va su presentación, porqué es importante para los asistentes.
  • Explicar muy resumidamente en qué partes está dividida.
  • Formular una pregunta retórica, hacer pensar sobre un problema.
  • Empezar con un algún hecho interesante.
  • Explicar una anécdota.
  • Enlazar una diapositiva con otra.
  • Indicar el comienzo / final de cada sección.
  • Resumir al final.
  • Utilizar un lenguaje emotivo.
  • Hablar sobre expectativas futuras.
  • Dar los datos de contacto al final y
  • Invitar a los asistentes a hacer preguntas.

4 años de blog: COmparto mi experiencia con La agenda de LinkedIn de Inge Sáez

Ya son 4 años desde que empecé a escribir en este blog personal. Muchas veces hago referencia al primer post: Empezar a ser CO: colaborar, cooperar, compartir, copetir (no competir, sino colaborar, cooperar y compartir con otros profesionales como tu). Precisamente por este motivo explico mi experiencia con otro aniversario, el primero de utilizar la agenda estratégica de LinkedIn creada por Inge Sáez. Inge es toda una experta en LinkedIn. Imparte cursos específicos en la materia y da ponencias. También tiene su blog en donde nos regala muchos consejos.

Personalmente tenía el extracto de LinkedIn en donde hablaba un poco sobre mí y lo que hacía. A finales de 2017 compré la agenda estratégica, que no es solo una agenda, también es donde anotar:

  • Los registros.
  • Acciones a realizar.
  • Ideas mensuales.
  • Palabras clave.
  • Guía para para escribir o reescribir el extracto.
  • Plantillas de mensajes para enviar a personas que ven tu perfil, solicitan contacto, para agradecerlo…

Primero de todo quiero decir que hay mucho trabajo por delante, ya sabemos que nada es fácil ni regalado, todo cuesta y como en todo, es muy necesaria la perseverancia y paciencia. Mi quehacer ha sido el siguiente:

  • He adaptado las plantillas a mi propio mensaje.
  • He ido anotando las estadísticas cada mes, que me han hecho ver que funciona y que no. Por circunstancias familiares, los meses que no he podido dedicar tanto tiempo a LinkedIn lo he notado y no lo digo como excusa, sino que he comprobado que cuando lo he trabajado, he obtenido mejores resultados, nada es porque sí. Me ha dado la base, el aprendizaje para seguir trabajando el año que viene con más conocimiento y progresar.
  • Me ha ayudado mucho a definir las palabras clave y reescribir el extracto. Sin embargo sigo manteniendo que para leer mi perfil completo se ha de ser contacto. Trabajo por cuenta ajena y actualmente no estoy buscando trabajo.
  • He recibido felicitaciones por el extracto y su estructura.
  • Han validado mis aptitudes.
  • Salgo cada semana en las búsquedas por las palabras clave. Ha habido incluso algún reclutador que como he aparecido en sus búsquedas, me ha solicitado contacto, ha leído el perfil completo e incluso me ha ofrecido trabajo.
  • También me han ofrecido trabajo alguno de mis contactos. El hecho de ir manteniendo la actividad y escribir en Pulse, hace que se acuerden de ti.

Estos pequeños cambios en mi perfil ha sido tan sólo el principio, como plantar las semillas para avanzar y seguir trabajando.  Así que si queréis una buena guía, os animo a seguir los consejos de Inge.

Icebreaker para eventos

Una vez que ya está organizado el evento, hay un detalle más a tener en cuenta por parte del personal anfitrión. Es muy útil que se facilite un poco de información del porqué se ha elegido el lugar donde tendrá lugar el acto, y por supuesto de los invitados. Facilitar un poco de guión siempre ayuda para romper el hielo e iniciar una conversación con personas que no conoces o tienes poca relación:

  • Historia del lugar, porqué se ha elegido.
  • Entorno en el que se encuentra.
  • Sitios próximos emblemáticos.
  • Conversar con los invitados, temas sugeridos:

• De donde vienen.
• Donde están alojados.
• Primera visita a nuestra ciudad o ya han estado anteriormente.
• Si han tenido tiempo de hacer alguna visita.
• Si tienen previsto volver para visitarla con más detenimiento.
• Si vienen por un congreso, si han asistido a algún otro evento relacionado con el mismo.
• Si han probado algo del menú.
• Comentar algo sobre los regalos de bienvenida.
• Comentar algo sobre la ropa.
• Si están disfrutando.

 

 

El protocolo telefónico

Sabemos que el tiempo es oro, por lo que si pensamos en la efectividad y rentabilidad del precio/hora de los ejecutivos, entenderemos que no pueden esperar, por lo que aplicaremos el protocolo en las esperas de teléfono. Pero, ¿quién espera a quién? Depende de la empresa, si es pública o privada, del trato entre colegas. El procedimiento formal es:

Llamada entrante

La persona que llama o su secretaria pregunta por nuestro jefe. Nosotras preguntamos de parte de quién llama y de qué se trata. Anunciamos a nuestro jefe quién llama y el motivo de su llamada. En caso de aceptarla, pasamos la llamada.

En caso que esté ocupado, reunido o fuera del despacho, tomaremos nota para devolver la llamada más tarde.

Llamada saliente

Preguntamos por la persona que quiere hablar nuestro jefe, si es de una categoría inferior o igual, esperamos a que nos pongan con esta persona directamente y entonces pasamos la llamada.

Si la persona en cuestión es de categoría superior al de nuestro jefe, preguntamos por su secretaria y le pasamos la llamada a ella para que el destinatario no tenga que esperar cuando le pasen la llamada.

Si la persona destinataria no puede ponerse, está reunida o fuera del despacho, dejaremos nota de nuestra llamada.

¿Me preparas un viaje?

A menudo nos solicitan que inscribamos a una persona a un congreso y que le preparemos el viaje. Sin embargo no nos indican cuándo quieren viajar, el mismo día, el día de antes, la vuelta el mismo día, el día después…, si prefieren un hotel junto al congreso, céntrico… Así que, antes de entregar el dossier de viaje definitivo, presentaremos diversas opciones a partir de la fecha y lugar del evento:

  • Agenda del congreso.
  • Agenda de eventos relacionados con el congreso.
  • Vuelos de ida y vuelta, tanto del mismo día como un día antes y después del congreso.
  • Traslados aeropuerto-hotel-aeropuerto.
  • Mapa de la ciudad, marcando:

• El lugar donde tendrá lugar el congreso.
• Los diferentes lugares dentro de la ciudad donde tendrán lugar los diferentes eventos relacionados con el congreso.
• Los hoteles próximos tanto al congreso como los céntricos.

  • Traslados desde los hoteles céntricos al congreso y su frecuencia. A menudo este dato es el que acaba decidiendo el hotel.
  • Valoración del precio medio del viaje, detallando:

• Inscripción congreso.
• Vuelos.
• Diferentes hoteles indicando si tienen incluido el desayuno.
• Traslados.

Con todos estos datos será más sencillo que la persona implicada pueda decidir y nuestro trabajo dará una buena imagen por haber previsto todos los detalles importantes.