¿Me preparas un viaje?

A menudo nos solicitan que inscribamos a una persona a un congreso y que le preparemos el viaje. Sin embargo no nos indican cuándo quieren viajar, el mismo día, el día de antes, la vuelta el mismo día, el día después…, si prefieren un hotel junto al congreso, céntrico… Así que, antes de entregar el dossier de viaje definitivo, presentaremos diversas opciones a partir de la fecha y lugar del evento:

  • Agenda del congreso.
  • Agenda de eventos relacionados con el congreso.
  • Vuelos de ida y vuelta, tanto del mismo día como un día antes y después del congreso.
  • Traslados aeropuerto-hotel-aeropuerto.
  • Mapa de la ciudad, marcando:

• El lugar donde tendrá lugar el congreso.
• Los diferentes lugares dentro de la ciudad donde tendrán lugar los diferentes eventos relacionados con el congreso.
• Los hoteles próximos tanto al congreso como los céntricos.

  • Traslados desde los hoteles céntricos al congreso y su frecuencia. A menudo este dato es el que acaba decidiendo el hotel.
  • Valoración del precio medio del viaje, detallando:

• Inscripción congreso.
• Vuelos.
• Diferentes hoteles indicando si tienen incluido el desayuno.
• Traslados.

Con todos estos datos será más sencillo que la persona implicada pueda decidir y nuestro trabajo dará una buena imagen por haber previsto todos los detalles importantes.

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¿Cómo escribes tan rápido sin mirar el teclado?

¿Te han preguntado alguna vez cómo escribes tan rápido sin mirar el teclado? Todo tiene su técnica y esta la inventó Frank Edward McGurrin.

Frank Edward McGurrin era un taquígrafo de un despacho de abogados en Michigan. En 1878 su despacho compró una máquina de escribir Remington 1 de segunda mano. Su jefe y él empezaron a practicar y a rivalizar entre ellos para ver quién escribía más rápido. Al principio McGurrin utilizaba 2-3 dedos y fue creando una técnica de mecanografía por tacto, utilizando los 10 dedos de las manos sin mirar el teclado, la Touch Typing. Otras personas también estaban desarrollando otras técnicas para escribir rápido con la máquina de escribir. Al final de 1878 McGurrin ya escribía 90 palabras por minuto con la Remington 1 sin mirar el teclado. En 1888 ganó un concurso de mecanografía y su sistema de dactilografía se popularizó. Publicó su procedimiento, el Touch Typing y empezó a dar clases de su método dactilar, dactilografía, que aseguraba que era simple y que cualquiera podía aprender.

Este método consiste en apoyar los dedos sobre unas teclas guías y desplazar los dedos en relación a estas guías, utilizándolas como base para todos los movimientos. Hoy en día seguimos utilizándolo y lo hemos adaptado al teclado del ordenador.

Además de escribir rápido, otra de las ventajas de esta disciplina es la postura de la espalda, ya que al no mirar el teclado, se escribe directamente mientras se lee y de este modo se corrige la postura de la espalda.

¿Qué es lo que ahora están buscando los expertos en RRHH?

En verano me gusta recomendar libros, especialmente para las personas que están en proceso de cambio laboral, que me han resultado motivadores para encarar la nueva temporada con energía.

En esta ocasión me gustaría comentar el libro de Alicia Pomares, experta en RRHH: “Conectar TALENTO, proyectar EFICACIA”. En su libro nos habla de cómo está evolucionando la forma de trabajar y cuáles serán las competencias más relevantes para RRHH:

  • Digitales. La revolución/transformación digital nos ha llevado de guardar la información como un tesoro, porque daba poder, a compartir información, a circular recursos para colaborar, ayudar a otras personas.
  • Flexibilidad y adaptación al cambio. Habilidad para gestionar la incertidumbre, capacidad de adaptación, flexibilidad y resilencia.
  • Capacidad de innovación. Creatividad, intuición, serendipia y dejarse fluir. Actitud intraemprendedora y proactiva.
  • Comunicación social. Empatía y capacidad de relación. Tiempos de “CO, inteligencia colectiva e interactividad, generosidad y colaboración.

Para finalizar, una foto de un extracto de su libro en donde hace hincapié en uno de los conceptos destacados que espero motive la lectura:

Burofax con

Los burofax se utilizan para enviar documentación que necesitamos comunicar legalmente a otra persona o empresa. Se entregan bajo firma, nombre y DNI por parte de la persona que lo recibe. Sin embargo no basta con enviarlo simplemente, para que pueda utilizarse como prueba tenemos que enviarlo siempre:

  • Con certificado de contenido: para tener autenticidad y probar el contenido que se ha enviado. En caso contrario sólo podremos probar que se ha enviado un burofax pero no qué contenía exactamente.
  • Con acuse de recibo: para tener autenticidad y probar que se ha recibido. En caso contrario sólo podremos probar que lo hemos enviado, no que se haya recibido.
  • Si somos nosotros los que recibimos un burofax o cualquier notificación, hemos de apuntar la fecha de recepción, ya que es posible que se tenga en cuenta para un posible plazo a partir de la fecha de recepción para alguna acción determinada.

Y como siempre, trasladar la notificación, el certificado, acuse de recibo o recepción de burofax a la persona responsable para su tramitación.

Manual de acogida

Cuando una persona se incorpora a la plantilla se agradece mucho que se tengan preparados una serie de aspectos, tanto para esta persona como para el resto del equipo, facilitando así su integración:

Antes de la incorporación:

  • Explicar al resto del personal la nueva incorporación.
  • Tener claro dónde estará ubicada.
  • Tener preparado su equipo informático, contraseñas.
  • Material de oficina necesario.

El día de la incorporación: formalización, del contrato y presentación.

Entregar manual de acogida. Aunque la persona que se incorpora ya debe conocer la empresa, siempre se agradece que se facilite un poco más de información interna, como:

  • Carta de bienvenida a la empresa firmada por el Director general o de RRHH.
  • Un poco de historia.
  • Quienes son y qué hacen.
  • Organigrama.
  • Responsabilidad Social Corporativa.
  • Protocolos de RRHH, seguridad, informática.
  • Normativa de actuación interna, reprografía, office.
  • Descripción del puesto de trabajo.

Entregar un manual de usuario al programa específico de la empresa y realizar una formación, si se explica, se entiende mejor.

En el caso de las secretarias, se agradece que para facilitar el trabajo se tenga preparada una lista de tareas, contactos, consumibles, datos.

Todo ello contribuirá a crear un clima CO.

Haz que nosotras te llamemos a ti

Realmente me sorprende que en plena transformación digital todavía hoy algunas empresas encuentren que es viable seguir llamando o haciendo puerta fría por las empresas para vender. Ya escribí sobre ello en el post: ¿Con el gerente por favor? En el que hacía la reflexión sobre la necesidad de que se pensara en las secretarias como aliadas, no como obstáculos a vencer para llegar al gerente o responsable.

Si eres vendedor y quieres vender, no llames o piques a las puertas si no te han llamado, haz que nosotras, las secretarias, te llamemos a ti. ¿Cómo hacemos cuando buscamos información, producto, empresa…? Preguntamos referencias y por supuesto Googleamos. Facilítanos el trabajo, posiciónate bien con social selling. Para ello lo mejor es seguir las recomendaciones de Álex López, un vendedor de vocación que enseguida vio las posibilidades que ofrecían las redes sociales y las optimizó de tal manera que se ha convertido en todo un experto en esta materia. En su libro: “Cliente digital, vendedor digital” nos explica su experiencia en la evolución que tuvo hacia su propia transformación digital. A continuación comento algunos puntos del libro:

  • La venta ha cambiado. Con la crisis las empresas tuvieron que optimizar al máximo su personal, por lo que nadie tiene tiempo de escuchar lo bueno que es un producto o servicio que ya se tiene o que sabemos que no va a interesar.
  • Sacar partido a las RRSS y utilizarlas para llegar al cliente. Desarrollar estrategias de inbound marketing para generar atracción hacia el producto o servicio que se desea vender aportando conocimientos sobre la industria a la que pertenece.
  • Conocer cómo se busca información antes de comprar un producto. Especialmente si no tenemos referencias, buscamos las opiniones de otros usuarios.
  • Tener un buen posicionamiento de la marca. Nos ahorra mucho tiempo a todos si lo que buscamos aparece en las primeras posiciones de los buscadores.
  • La importancia de tener conocimientos digitales o como mínimo interés por aprenderlos. Ya no vale eso de que las RRSS son una moda y pasarán. Aunque así sea, no se les puede negar que ahora se están utilizando, por ello pongo una ilustración de un pequeño fragmento de su libro en donde nos explica precisamente la importancia que tienen:

Las palabras tienen poder

Hay ciertos hábitos cuando decimos algo que estamos tan acostumbrados a ellos que nos parecen normales, por lo que no les damos importancia. Sin embargo no somos realmente conscientes que las palabras tienen poder:

  • Mayúsculas: Escribir todo un texto completo en mayúsculas en lugar de minúsculas es gritar y agresivo. Si además está en color rojo y subrayado produce un efecto nada agradable.
  • Recepción: No utilizar la recepción como cabina telefónica para hablar por el móvil o para hacer reuniones, acaba pareciéndose a la Torre de Babel. La recepción es para dar la bienvenida, despedir visitas y atender el teléfono. Del mismo modo que en el transporte público incomoda oír las conversaciones telefónicas de otras personas, en la oficina ocurre lo mismo.
  • Usted o tú: Cuando conocemos a alguien por primera vez, independientemente del cargo que tenga y especialmente cuando creemos que es mayor que nosotros, se recomienda hablar de usted.
  • Pedir por favor: Siempre se agradece solicitar las cosas con amabilidad, de este modo incluso se pone más empeño.
  • Dar las gracias: Del mismo modo, es obvio que dar las gracias también se agradece. Cuando no se dan es como si faltara algo.
  • Disculparse: Decir lo siento sinceramente y acompañarlo de un acción positiva para compensar la situación.

(Imagen del banco de imágenes gratuitas de Pixabay)