Haz que nosotras te llamemos a ti

Realmente me sorprende que en plena transformación digital todavía hoy algunas empresas encuentren que es viable seguir llamando o haciendo puerta fría por las empresas para vender. Ya escribí sobre ello en el post: ¿Con el gerente por favor? En el que hacía la reflexión sobre la necesidad de que se pensara en las secretarias como aliadas, no como obstáculos a vencer para llegar al gerente o responsable.

Si eres vendedor y quieres vender, no llames o piques a las puertas si no te han llamado, haz que nosotras, las secretarias, te llamemos a ti. ¿Cómo hacemos cuando buscamos información, producto, empresa…? Preguntamos referencias y por supuesto Googleamos. Facilítanos el trabajo, posiciónate bien con social selling. Para ello lo mejor es seguir las recomendaciones de Álex López, un vendedor de vocación que enseguida vio las posibilidades que ofrecían las redes sociales y las optimizó de tal manera que se ha convertido en todo un experto en esta materia. En su libro: “Cliente digital, vendedor digital” nos explica su experiencia en la evolución que tuvo hacia su propia transformación digital. A continuación comento algunos puntos del libro:

  • La venta ha cambiado. Con la crisis las empresas tuvieron que optimizar al máximo su personal, por lo que nadie tiene tiempo de escuchar lo bueno que es un producto o servicio que ya se tiene o que sabemos que no va a interesar.
  • Sacar partido a las RRSS y utilizarlas para llegar al cliente. Desarrollar estrategias de inbound marketing para generar atracción hacia el producto o servicio que se desea vender aportando conocimientos sobre la industria a la que pertenece.
  • Conocer cómo se busca información antes de comprar un producto. Especialmente si no tenemos referencias, buscamos las opiniones de otros usuarios.
  • Tener un buen posicionamiento de la marca. Nos ahorra mucho tiempo a todos si lo que buscamos aparece en las primeras posiciones de los buscadores.
  • La importancia de tener conocimientos digitales o como mínimo interés por aprenderlos. Ya no vale eso de que las RRSS son una moda y pasarán. Aunque así sea, no se les puede negar que ahora se están utilizando, por ello pongo una ilustración de un pequeño fragmento de su libro en donde nos explica precisamente la importancia que tienen:

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Las palabras tienen poder

Hay ciertos hábitos cuando decimos algo que estamos tan acostumbrados a ellos que nos parecen normales, por lo que no les damos importancia. Sin embargo no somos realmente conscientes que las palabras tienen poder:

  • Mayúsculas: Escribir todo un texto completo en mayúsculas en lugar de minúsculas es gritar y agresivo. Si además está en color rojo y subrayado produce un efecto nada agradable.
  • Recepción: No utilizar la recepción como cabina telefónica para hablar por el móvil o para hacer reuniones, acaba pareciéndose a la Torre de Babel. La recepción es para dar la bienvenida, despedir visitas y atender el teléfono. Del mismo modo que en el transporte público incomoda oír las conversaciones telefónicas de otras personas, en la oficina ocurre lo mismo.
  • Usted o tú: Cuando conocemos a alguien por primera vez, independientemente del cargo que tenga y especialmente cuando creemos que es mayor que nosotros, se recomienda hablar de usted.
  • Pedir por favor: Siempre se agradece solicitar las cosas con amabilidad, de este modo incluso se pone más empeño.
  • Dar las gracias: Del mismo modo, es obvio que dar las gracias también se agradece. Cuando no se dan es como si faltara algo.
  • Disculparse: Decir lo siento sinceramente y acompañarlo de un acción positiva para compensar la situación.

(Imagen del banco de imágenes gratuitas de Pixabay)

Etapas en la organización de reuniones

Antes de convocar una reunión reflexionemos sobre el coste hora de cada participante x nº horas de reunión. Cuando se convoca, hay muchos detalles a tener en cuenta:

Previamente

  • Asegurarse con antelación que todos los asistentes han recibido la convocatoria y tienen el acta de la última reunión.
  • Leer en voz alta el acta anterior por si nos lo solicitan al inicio de la misma.
  • Revisar el diagrama de Gantt para hacer seguimiento de los términos de realización de las acciones que se concretaron en la última reunión.
  • Tener en cuenta el número de asistentes para la reserva y gestión de las salas.
  • Facilitar con antelación la lista de los asistentes para dar una bienvenida adecuada.
  • Preparar la sala de reuniones.
  • Comprobar la existencia tarjetas de visita.

Durante

  • Asegurarnos que no falta agua, asistir a los participantes.
  • Facilitar Wifi invitados.
  • Seguir puntos del orden del día: Fecha.
  • Tomar nota de las propuestas y acuerdos si solicitan nuestra presencia en la reunión.

Posteriormente

  • Redactar el acta con los apuntes de la reunión.
  • Actualizar el Diagrama de Gantt si es necesario.
  • Presentar la documentación a nuestro superior para su verificación.
  • Enviar el Acta a los asistentes y copia a las personas que nos indiquen.
  • Si es necesario, concretar fecha para la próxima reunión.

¿Cómo presentamos los diferentes presupuestos para un evento?

La presentación es muy importante en todo lo que hacemos. Hemos de cuidar todos los detalles cuando tenemos que presentar presupuestos de los diferentes servicios a valorar para un evento. Es muy favorable hacer una presentación con diapositivas (fichas) individuales por proveedor o servicio, más o menos como la ilustración del post, con una explicación esquemática de lo que incluye cada uno de ellos, así como la fotografía para tener una idea  más exacta. Todo ello facilita la decisión y da muy buena imagen de la selección previa y por tanto del trabajo realizado.

Aunque busquemos algo muy concreto e intentemos que todos los productos de los distintos proveedores sean lo más parecidos posible, cada uno de ellos se diferencia de una manera. Esos valores diferenciales son los que finalmente deciden. Por ello es práctico materializarlo en una presentación, para mostrar cada una de esas peculiaridades.

Es muy eficaz igualmente realizar un Excel para comparar las diferentes particularidades a analizar, ya que sirven para presentar una estimación del coste total.

 

3 años de blog: Twitter para seguir COmpartiendo. ¿Preguntas a Twitter cuando buscas información?

Hoy justamente hace 3 años de mi primer post en este blog: Empezar a ser CO. Este año sigo con la cultura de COmpartir otra red social como fuente de información además de Google; Twitter, que además de utilizarlo para seguir a personas específicas y su entorno, también es muy útil para hallar información. Para todas aquellas personas que no están familiarizadas, explico como:

Escribimos en Google: Twitter.com/search-advanced

Aparece una ventana con unos campos determinados para escribir lo que necesitamos. Al clicar en buscar aparecerán todos los tweets que se han COmpartido sobre el tema.

Al entrar en Twitter, también podemos ir a la lupa que aparece en la parte superior. Si nos animamos y abrimos una cuenta, hay que tener en cuenta algunos detalles:

#: Para unificar y seguir conversaciones sobre un mismo tema. No poner más de 3# en un Tweet.

Tweet: Ahora máximo son 240 caracteres, pero no hace falta utilizarlos todos, al contrario, intentar decir lo mismo en menos.

RT: Retwittear, reenviar el tweet de otra persona sin modificarlo.

CITAR Tweet: Añadiendo alguna frase sobre lo que queremos retwittear.

@: Para mencionar a alguien.

DM: Enviar un mensaje directo en privado a otra persona. Para ello ambas han de seguirse mutuamente.

Mándame un DM: Para decirle a alguien que queremos seguir una conversación a través de un mensaje privado.

Listas: para organizar las personas que siguimos y dar mensaje que queremos saber de la persona que incluimos en una lista para no perdernos su contenido. Importante saber también en qué listas nos han metido y quién las ha creado.

Citar la fuente: vía @nombredelperfil

Adaptar Twitter a nuestra propia necesidad y por supuesto siempre contrastar la información. Ya hablé de las ventajas de Twitter en: Sí, facilita tu cuenta de twitter por favor. Así que facilito mi cuenta @rey_marisa en la que suelo COmpartir temas relacionados con secretariado. 😉

¿Con quién nos gustaría conectar?

¿Cuántas veces hemos oído que se han de trabajar los contactos y la marca personal siempre, no sólo cuando estamos sin empleo? A final de año es una buena época para reflexionar sobre ello.

No siempre nos es posible, sin embargo es conveniente hacer una lista de cursos que nos interesa, eventos y ferias que tendrán lugar en nuestra ciudad y que nos gustaría asistir. Intentar conseguir descuentos o entradas. Solicitar el catálogo de participantes y su programa. Preguntarnos con qué personas nos gustaría conectar. Las redes sociales nos permiten acercarnos a los demás antes de conocernos personalmente.

Si vamos a asistir a algún acontecimiento, ponencia, presentación de un libro, podemos seguirlo con el hashtag creado para ello, iniciando conversaciones con las personas que tienen el mismo interés que nosotros. Intentemos conocer en persona, en el espacio 1.0, a las personas que ya conocemos previamente en el 2.0. Posteriormente podemos volver a ponernos en contacto si mencionamos lo que más nos ha gustado, mostrando así nuestro interés. No olvidemos que se acordarán más fácilmente de nosotros si hemos ido dejando marca en las personas adecuadas.

(Imagen del banco de imágenes gratuitas de Pixabay)

El protocolo está en todo

El origen de la palabra Protocolo es Protos, del griego, primero y Protocolum, del latín. Es la primera página de un escrito, el índice, la normativa de comportamiento.

Todo comunica, los primeros 7 segundos son clave, sólo tenemos una oportunidad para crear una buena impresión. Hemos de tener conocimiento e interesarnos por todos los detalles con antelación para planificar, coordinar y dar una bienvenida adecuada, atender y organizar visitas o eventos.

El protocolo va más allá de saber estar en cada momento y de las reglas de cortesía. Está en el conjunto de normas, pautas a seguir, herramientas de comunicación en la organización de recepciones  o eventos,  y también de uso y funcionamiento de equipos y sistema de trabajo. Cada empresa y departamento tiene su protocolo de actuación, que es necesario establecer, difundir y explicar desde el primer día para el buen desempeño del trabajo diario. De este modo todas las personas estarán involucradas, se construirá equipo y contribuirá a la actitud CO.