Organización agenda acompañantes de las visitas

¿Alguna vez te han pedido ayuda para organizar una agenda paralela para los acompañantes que asisten a un congreso, evento, viaje o visita importante?

Algunas veces hay que organizar una agenda paralela para los acompañantes. Así que tendremos que preparar una bienvenida adecuada tanto para la visita como para su acompañante.

En este caso tenemos que preguntar cómo organizarlo:

  • Quién lo organizará y quién lo supervisará. Si nos lo encargan a nosotras, nos lo supervisará nuestro jefe, por lo que podrá valorar la carga extra de trabajo.
  • Quién asumirá el coste. Si sólo nos pondremos en contacto con las diferentes personas y empresas o lo asumirá nuestra empresa. En este último caso tendremos que presentar una valoración del precio medio de los servicios.
  • El/la acompañante deberá ir acompañado/a todo el tiempo, unas horas, días concretos.
  • En el caso que deba ir acompañado/a, quién irá con él/ella.
  • Cómo quieren que se realicen los desplazamientos por la ciudad: taxis, coche con chófer. Debemos pensar en un vehículo apropiado si tiene algún tipo de movilidad reducida.

Tendremos que informarnos sobre el/la acompañante:

  • Más o menos la edad, si es hombre o mujer.
  • Si ya ha visitado la ciudad con anterioridad.
  • Si ha pensado en realizar alguna visita cultural.
  • Si quiere que realicemos reserva en restaurantes. Interesarnos por si tiene alguna intolerancia.
  • Si necesita un personal shopper para visitar tiendas especializadas.
  • Podemos sorprender si preguntamos si tiene alguna afición para buscar actividades y espectáculos relacionados para los días de la visita.
  • Preparar plano de la ciudad, programa actividades.
  • Tener varias propuestas preparadas para cambios de última hora.
  • Detalle obsequio para entregar al final de la visita.

Una vez tengamos todos los detalles, podremos presentar los diferentes presupuestos y la valoración del precio medio de los servicios.

Cuando se tenga todo decidido y contratado, entregar el dossier viaje definitivo.

Realizar el coste final del viaje para presentarlo y tenerlo preparado para la verificación rápida de las facturas de viajes.

 

Imagen post realizada con Canva. Todas las fotografías son de mi banco de imágenes personal.

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¿Sabes que no hace tantos años para ser Secretaria tenías que estudiar taquigrafía?

Hay una cosa que me sorprende, es que todavía se ofrecen libros y cursos de taquigrafía. No hace tantos años para ser Secretaria tenías que aprender obligatoriamente además de dactilografía, taquigrafía.

La taquigrafía es una adaptación de la escritura manual estándar a una con unos signos especiales para transcribir a la misma velocidad que un orador expone su discurso. Este modo de escribir proviene de las antiguas culturas fenicia, griega y romana. Tiene varios sistemas y cada uno su método.

Hace no tantos años se empleaba, por ejemplo, para anotar las cartas que un jefe dictaba y que luego se pasaban a máquina. También se empleaba cuando la secretaria debía tomar nota en una reunión de todo lo que se hablaba para redactar el acta. Algunas tenían tantas páginas que parecían relatos cortos o novelas. Para poder llegar a la velocidad necesaria se debía practicar bastante e incluso cada secretaria adaptaba los signos a su sector, empresa, área, por lo que era difícil que una pudiera transcribir las anotaciones de otra. Hoy en día este modo de escribir se sigue utilizando en las Cortes generales. Las taquígrafas, la mayoría mujeres, anotan todo lo que ocurre en el hemiciclo a mano y con la máquina de estenotipia, taquigrafía a máquina.

Yo misma estudié taquigrafía, pero sinceramente no sé qué sistema exactamente. La foto de la izquierda que ilustra el post es de mis apuntes. Lo cierto es que cogí sólo algunos signos, los adapté y los combiné con las abreviaturas e iniciales convencionales. Cuando alguna vez alguien que ha mirado mis notas y me ha preguntado si es taquigrafía, he respondido que es mi propia taquigrafía. Vamos, lo que hacemos todas habitualmente sin necesidad de nada especial. Creo que es mucho más rápido que cada una adapte su propia escritura desde la convencional con las abreviaturas e iniciales propias de su sector, empresa, etc.

Nuestra profesión ha evolucionado mucho, actualmente hay aplicaciones que graban e incluso transcriben directamente. Actualmente hasta los juicios se graban en vídeo al que los letrados pueden acceder posteriormente. Si tenemos que transcribir una grabación, podemos parar y volver a emitir cuantas veces sea necesario para tenerlo todo bien anotado.

Por otro lado, es cierto que hay más reuniones de las necesarias, por lo que es preferible tomar nota únicamente, por lo que no hace falta signos especiales, de lo más importante para redactar actas breves, si puede ser en una sola hoja, con un seguimiento reflejado en un diagrama de Gantt para concretar los asuntos.

Por todo ello hoy en día a nivel de empresa ya no se utiliza la taquigrafía. Así que antes de invertir tiempo y dinero en aprender algo nuevo, debemos plantearnos qué nos hace falta para mejorar en nuestro trabajo para añadir valor a nuestra posición. Si tenemos nuevas tareas que suponen un reto, septiembre es una buena época para su planteamiento.

 

Imagen post realizada con Canva. Fotografía libreta de la izquierda es de mi banco de imágenes personal.

Tu futuro es hoy

Libro Tu futuro es hoy

Para todas aquellas personas que estén en proceso de cambio laboral, recomiendo la lectura de un libro que ya sólo el título es motivador: Tu futuro es hoy, de Francisco Alcaide y Laura Chica. Invita a desarrollar 40 puntos clave como:

  • La reflexión y la acción. Ambas juntas, no separadas. Reflexionar, planificar, llevar a la acción. No dejar para mañana lo que se pueda hacer hoy, avanzar cada día un poco.
  • Convivir con el miedo, gestionarlo y dar el primer paso. No esperar el momento perfecto porque nunca llegará. Querer cambiar, aprender y ponerse en marcha.
  • Tener capacidad de adaptación, asumir los cambios y afrontar incertidumbres, tener coraje, ser valiente y paciente. Realmente las cosas no son cuando uno quiere, por lo que se ha de tener paciencia y de mientras, prepararse.
  • Tener una actitud de aprendizaje, no acomodarse, estar alerta, al día en todo lo que podamos de nuestro sector, hacer networking, trabajar la marca personal.
  • Entrenar el cerebro construyendo hábitos para que se acostumbre a las situaciones de incertidumbre y novedad para no dejar que lo apodere el miedo. La sociedad cambia mucho más rápido que la velocidad a la que se adapta el cerebro. Para este, cualquier cambio aunque sea para mejor es percibido como un ataque a la supervivencia, por ello no le gusta la incertidumbre.
  • Desarrollar la resiliencia, gestionar las adversidades, la incertidumbre, saber relativizar y ser flexibles.
  • Trabajar la constancia, disciplina, paciencia, hábito, lo que nos llevará al compromiso con  nosotros mismos, y ello producirá la automotivación.
  • Aprender a ser productivo para no perder el tiempo, la energía y el esfuerzo. Desarrollar la creatividad para buscar alternativas para conseguir llegar a más gente con menos esfuerzo a mejor precio. Por más que se disfrute haciendo el trabajo, se ha de poner en valor y pedir lo que corresponde.
  • No compararse con nadie. Cada persona es diferente, cada uno tiene un punto de vista desde su percepción, realidad, vivencia, valores y por lo tanto su propia opinión y modo de hacer.
  • Trabajar en equipo en el que exista conflicto. Siempre he escuchado las ventajas de trabajar en un equipo “perfecto”, sin embargo los autores proponen que no tiene por qué haber acuerdo en todo. La diversidad de perfiles, puntos de vista y criterios, enriquece, por lo que el conflicto bien gestionado permite crecer y se convierte en algo positivo.
  • Perdonar y perdonarse. Mirar atrás sin resentimientos. Pedir perdón y perdonarse. Aprender de los errores y mejorar.
  • Ser agradecido. Transmite actitud positiva. La gratitud atrae gratitud. En ocasiones hasta sorprende que se den las gracias. Ayudar no cuesta nada y sin embargo cuesta, por ello hay que agradecerlo.

Para finalizar, una foto que hice a un extracto del libro que espero motive la lectura:

Extracto libro Tu futuro es hoy

 

 

¿Cómo presentar la candidatura para que, aunque no sea la mejor, destaque?

Más allá de las profesiones relacionadas con la imagen, una de las competencias cada vez más demandadas es la creatividad. Es útil no sólo para la presentación de documentos, sino también para afrontar diferentes situaciones diarias. Una de las maneras de demostrar esta cualidad es cuando estamos optando a un nuevo puesto de trabajo, podemos presentar una muestra con nuestro portafolio.

El portafolio puede ser una opción para presentar la documentación que se puede entregar en la entrevista para reforzar la candidatura, que hará que sea diferente de las demás. Además de entregarlo hay que explicar por qué lo llevamos y qué contenido tiene:

  • CV personalizado en 1 sola página, no sólo de lo que hemos hecho, sino reflejar todo lo que podemos llegar a hacer. Es muy posible que ya tengan el CV, por lo que podemos presentarlo en otro formato, más creativo, que demuestre que tenemos esta competencia.
  • Referencias. Poner un índice de las mismas y detrás cada una de ellas.
  • Detalle titulación específica requerida para el puesto.
  • Artículos publicados, post que hagan referencia a la posición que se opta.

Esta documentación se presenta en un dosier, una carpeta de cartulina personalizada, que dejaremos a los reclutadores y que tendrán muy en cuenta cuando estén en la fase final al acabar las entrevistas, ya que hará que nuestra candidatura aunque no será la mejor, será diferente y por ello destacará.

Una vez conseguida la posición, hemos de seguir atentos, no relajarnos y continuar siempre que podamos con la formación, marca personal y red de contactos.

 

Imagen post realizada con Canva. Fotografía central carpeta es de mi banco de imágenes personal.

Manual de procedimiento imagen corporativa

Cada empresa funciona de una manera única. Cada una tiene su propio estilo corporativo, su imagen. Por ello también se agradece que cuando una persona se incorpora a la plantilla, en especial si es una secretaria o incluso para el resto del personal, que exista un manual de procedimiento de imagen en el que se especifique:

  • Logotipos, colores, Pantone, tipografía.
  • Plantillas para cartas, informes, presentaciones, presupuestos.
  • Definir cómo ha de ser la primera y las siguientes páginas de un documento. No siempre lleva los mismos logos todas las páginas.
  • Especificar donde están ubicados en el servidor los logotipos y plantillas actualizadas.
  • Encuadernación: Indicar qué tapas específicas han de ser y cómo.
  • Estilo de redacción: Tener en cuenta no abusar de mayúsculas, negritas y subrayados.

Si hay un manual y se explica, se evitará que se utilicen modelos erróneos, dar una reprimenda, dará una buena imagen de la compañía, tanto a nivel externo como interno, facilitará la integración al trabajo, ayudará a la construcción del equipo y a ser CO😉

 

Imagen post realizada con Canva.

¿Sabías que el tercer viernes de mayo es el día de la Asistente virtual?

Si hay una profesión que se ha adaptado a la transformación digital al mismo tiempo que sucedía es la nuestra, secretarias, asistentes y personal administrativo en general. Hemos pasado de aprender dactilografía, mecanografiar sin mirar al teclado, con las máquinas de escribir mecánicas a aprender programas informáticos y mil cosas más para hacer nuestro trabajo mucho más completo y ahora además las hay que han dado un paso más avanzado, son Virtual Assistants (VA). Si ya es arriesgado ser una persona emprendedora, autónoma o autoempleada, la que además se convierte en VA es intrépida.

El día de las Asistentes Virtuales se celebra el tercer viernes de mayo desde 2006 con el propósito de poner en valor su trabajo. Fue creado por Ms. Sharon Williams que en 1990 empezó su propia empresa como VA. Según OIVAC (Online International Virtual Assistants Convention) hay más de 20.000 profesionales alrededor del mundo.

Parece ser que en un futuro mucha gente trabajará remotamente desde casa o espacios de coworking. Serán trabajos por proyectos, especializados en un sector, por ello se necesitarán asistentes virtuales, para ayudar a todos los profesionales que están fundando sus propias empresas. Sin embargo, antes hará falta, entre muchas otras cosas, autoconocimiento de los servicios especializados, una formación específica, un plan de negocio, una marca personal. Así que el post de este mes se lo dedico a los/as audaces VA que ya se han avanzado.

Imagen post realizada con Canva.

Imagen mujer en una hamaca sobre rascacielos: de Alexas_Fotos del banco de imágenes gratuitas de Pixabay.

¿Te han pedido alguna vez que redactes una carta o comunicado informando sobre una nueva incorporación a la plantilla?

Cuando se incorpora un nuevo directivo a una empresa o profesional a un despacho, además de dar una buena acogida, es menester redactar el comunicado de su incorporación. En ocasiones se pide a las secretarias que lo redacten. Primero hemos de informarnos:

  • A quién va dirigido.
  • Qué tipo de comunicado hay que hacer: carta, e-mail, saluda.
  • Los datos de la persona que se incorpora.
  • Quién firmará el comunicado.

Suele ser un comunicado interno para enviar por e-mail a la plantilla, una carta para enviar a los clientes y otra a los proveedores.

Depende de donde estemos trabajando, es posible que incluso se realice un saluda para los clientes y contactos más ilustres. El saluda es más o menos como una carta pero con formato tipo tarjetón más pequeño que un DINA5. El saluda no es una tarjeta de invitación, es una comunicación formal, protocolaria, en relación a un agradecimiento, felicitación o informativa sobre, por ejemplo, un cambio de dirección o incorporación a la plantilla.

Por si a alguien le sirve de ayuda, a continuación pongo dos sugerencias de textos para comunicados referentes a la incorporación de un profesional a un despacho.

 

Sugerencia de texto para comunicado interno (e-mail):

Informamos de la incorporación a nuestra plantilla a partir de (fecha) de (nombre de la persona), (profesión), licenciado/a en _______________ por la Universidad de ____________ y Doctor/a por la Universidad de _____________, que después de una exitosa experiencia profesional en (por ejemplo, los Estados Unidos), se ha incorporado a (nombre del despacho) como Director/a de _______________. Por ello le ruega que le atienda en lo que sea menester para su incorporación, agradeciéndole de antemano su colaboración.

Un saludo cordial,

(Nombre de la persona que firmará el comunicado)

 

Sugerencia de texto para comunicado externo:

(Nombre de la persona que firmará el comunicado)

(Cargo)

(Nombre del despacho)

Saluda

A su distinguido D./Dña _____________, y se complace en comunicarle que desde el (fecha) se ha incorporado a (nombre del despacho) como Director /a de ________________, D./Dña. (nombre de la persona), (profesión), licenciado/a en _______________ por la Universidad de ____________ y Doctor/a por la Universidad de _____________, con una exitosa experiencia profesional en (por ejemplo, los Estados Unidos).  Por ello se ofrece tanto profesional como personalmente.

(Nombre de la persona que firmará el comunicado)

Aprovecha la ocasión para reiterarle el testimonio de su consideración más distinguida.

(Localidad), Fecha