¿Cómo presentar la candidatura para que, aunque no sea la mejor, destaque?

Más allá de las profesiones relacionadas con la imagen, una de las competencias cada vez más demandadas es la creatividad. Es útil no sólo para la presentación de documentos, sino también para afrontar diferentes situaciones diarias. Una de las maneras de demostrar esta cualidad es cuando estamos optando a un nuevo puesto de trabajo, podemos presentar una muestra con nuestro portafolio.

El portafolio puede ser una opción para presentar la documentación que se puede entregar en la entrevista para reforzar la candidatura, que hará que sea diferente de las demás. Además de entregarlo hay que explicar por qué lo llevamos y qué contenido tiene:

  • CV personalizado en 1 sola página, no sólo de lo que hemos hecho, sino reflejar todo lo que podemos llegar a hacer. Es muy posible que ya tengan el CV, por lo que podemos presentarlo en otro formato, más creativo, que demuestre que tenemos esta competencia.
  • Referencias. Poner un índice de las mismas y detrás cada una de ellas.
  • Detalle titulación específica requerida para el puesto.
  • Artículos publicados, post que hagan referencia a la posición que se opta.

Esta documentación se presenta en un dosier, una carpeta de cartulina personalizada, que dejaremos a los reclutadores y que tendrán muy en cuenta cuando estén en la fase final al acabar las entrevistas, ya que hará que nuestra candidatura aunque no será la mejor, será diferente y por ello destacará.

Una vez conseguida la posición, hemos de seguir atentos, no relajarnos y continuar siempre que podamos con la formación, marca personal y red de contactos.

 

Imagen post realizada con Canva. Fotografía central carpeta es de mi banco de imágenes personal.

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Manual de procedimiento imagen corporativa

Cada empresa funciona de una manera única. Cada una tiene su propio estilo corporativo, su imagen. Por ello también se agradece que cuando una persona se incorpora a la plantilla, en especial si es una secretaria o incluso para el resto del personal, que exista un manual de procedimiento de imagen en el que se especifique:

  • Logotipos, colores, Pantone, tipografía.
  • Plantillas para cartas, informes, presentaciones, presupuestos.
  • Definir cómo ha de ser la primera y las siguientes páginas de un documento. No siempre lleva los mismos logos todas las páginas.
  • Especificar donde están ubicados en el servidor los logotipos y plantillas actualizadas.
  • Encuadernación: Indicar qué tapas específicas han de ser y cómo.
  • Estilo de redacción: Tener en cuenta no abusar de mayúsculas, negritas y subrayados.

Si hay un manual y se explica, se evitará que se utilicen modelos erróneos, dar una reprimenda, dará una buena imagen de la compañía, tanto a nivel externo como interno, facilitará la integración al trabajo, ayudará a la construcción del equipo y a ser CO😉

 

Imagen post realizada con Canva.

¿Sabías que el tercer viernes de mayo es el día de la Asistente virtual?

Si hay una profesión que se ha adaptado a la transformación digital al mismo tiempo que sucedía es la nuestra, secretarias, asistentes y personal administrativo en general. Hemos pasado de aprender dactilografía, mecanografiar sin mirar al teclado, con las máquinas de escribir mecánicas a aprender programas informáticos y mil cosas más para hacer nuestro trabajo mucho más completo y ahora además las hay que han dado un paso más avanzado, son Virtual Assistants (VA). Si ya es arriesgado ser una persona emprendedora, autónoma o autoempleada, la que además se convierte en VA es intrépida.

El día de las Asistentes Virtuales se celebra el tercer viernes de mayo desde 2006 con el propósito de poner en valor su trabajo. Fue creado por Ms. Sharon Williams que en 1990 empezó su propia empresa como VA. Según OIVAC (Online International Virtual Assistants Convention) hay más de 20.000 profesionales alrededor del mundo.

Parece ser que en un futuro mucha gente trabajará remotamente desde casa o espacios de coworking. Serán trabajos por proyectos, especializados en un sector, por ello se necesitarán asistentes virtuales, para ayudar a todos los profesionales que están fundando sus propias empresas. Sin embargo, antes hará falta, entre muchas otras cosas, autoconocimiento de los servicios especializados, una formación específica, un plan de negocio, una marca personal. Así que el post de este mes se lo dedico a los/as audaces VA que ya se han avanzado.

Imagen post realizada con Canva.

Imagen mujer en una hamaca sobre rascacielos: de Alexas_Fotos del banco de imágenes gratuitas de Pixabay.

¿Te han pedido alguna vez que redactes una carta o comunicado informando sobre una nueva incorporación a la plantilla?

Cuando se incorpora un nuevo directivo a una empresa o profesional a un despacho, además de dar una buena acogida, es menester redactar el comunicado de su incorporación. En ocasiones se pide a las secretarias que lo redacten. Primero hemos de informarnos:

  • A quién va dirigido.
  • Qué tipo de comunicado hay que hacer: carta, e-mail, saluda.
  • Los datos de la persona que se incorpora.
  • Quién firmará el comunicado.

Suele ser un comunicado interno para enviar por e-mail a la plantilla, una carta para enviar a los clientes y otra a los proveedores.

Depende de donde estemos trabajando, es posible que incluso se realice un saluda para los clientes y contactos más ilustres. El saluda es más o menos como una carta pero con formato tipo tarjetón más pequeño que un DINA5. El saluda no es una tarjeta de invitación, es una comunicación formal, protocolaria, en relación a un agradecimiento, felicitación o informativa sobre, por ejemplo, un cambio de dirección o incorporación a la plantilla.

Por si a alguien le sirve de ayuda, a continuación pongo dos sugerencias de textos para comunicados referentes a la incorporación de un profesional a un despacho.

 

Sugerencia de texto para comunicado interno (e-mail):

Informamos de la incorporación a nuestra plantilla a partir de (fecha) de (nombre de la persona), (profesión), licenciado/a en _______________ por la Universidad de ____________ y Doctor/a por la Universidad de _____________, que después de una exitosa experiencia profesional en (por ejemplo, los Estados Unidos), se ha incorporado a (nombre del despacho) como Director/a de _______________. Por ello le ruega que le atienda en lo que sea menester para su incorporación, agradeciéndole de antemano su colaboración.

Un saludo cordial,

(Nombre de la persona que firmará el comunicado)

 

Sugerencia de texto para comunicado externo:

(Nombre de la persona que firmará el comunicado)

(Cargo)

(Nombre del despacho)

Saluda

A su distinguido D./Dña _____________, y se complace en comunicarle que desde el (fecha) se ha incorporado a (nombre del despacho) como Director /a de ________________, D./Dña. (nombre de la persona), (profesión), licenciado/a en _______________ por la Universidad de ____________ y Doctor/a por la Universidad de _____________, con una exitosa experiencia profesional en (por ejemplo, los Estados Unidos).  Por ello se ofrece tanto profesional como personalmente.

(Nombre de la persona que firmará el comunicado)

Aprovecha la ocasión para reiterarle el testimonio de su consideración más distinguida.

(Localidad), Fecha

¡Secretarias por vocación, no por ser mujeres!

El 8 de marzo se celebra el día Internacional de la mujer trabajadora y coincidiendo con el post de marzo quiero hacer una reflexión.

Muchas veces me he preguntado por qué a los hombres con carrera se les ofrece directamente una posición de Jefe de Departamento o Director de Área y a la mujer con la misma formación, secretaria. Si una mujer con formación superior quiere ser secretaria, fantástico, pero no porque sea mujer, sino porque quiera serlo ella, puesto que ha de tener las mismas oportunidades que sus compañeros hombres. Al igual que aunque pocos, también hay hombres secretarios y estos han de tener también las mismas oportunidades, no se les debe descartar por ser hombres.

Muchas de nosotras somos secretarias, no porque seamos mujeres, sino por vocación, ayudar a otras personas va mucho con nuestro carácter. Todos lo hacemos de alguna manera, la nuestra es ofreciendo asistencia. Así que por favor, no discriminemos a una persona por su condición de género para un trabajo.

Los primeros minutos de una presentación

¿Alguna vez os han pedido ayuda para hacer una presentación para una persona que va a dar su primera ponencia?

Los primeros minutos de una presentación son los más importantes. Para estas ocasiones podemos facilitar un simple guión para que la persona que se va a estrenar como conferenciante tenga una pequeña guía para empezar:

  • Dar la bienvenida a los asistentes.
  • Presentarse.
  • Decir sobre que va su presentación, porqué es importante para los asistentes.
  • Explicar muy resumidamente en qué partes está dividida.
  • Formular una pregunta retórica, hacer pensar sobre un problema.
  • Empezar con un algún hecho interesante.
  • Explicar una anécdota.
  • Enlazar una diapositiva con otra.
  • Indicar el comienzo / final de cada sección.
  • Resumir al final.
  • Utilizar un lenguaje emotivo.
  • Hablar sobre expectativas futuras.
  • Dar los datos de contacto al final y
  • Invitar a los asistentes a hacer preguntas.

4 años de blog: COmparto mi experiencia con La agenda de LinkedIn de Inge Sáez

Ya son 4 años desde que empecé a escribir en este blog personal. Muchas veces hago referencia al primer post: Empezar a ser CO: colaborar, cooperar, compartir, copetir (no competir, sino colaborar, cooperar y compartir con otros profesionales como tu). Precisamente por este motivo explico mi experiencia con otro aniversario, el primero de utilizar la agenda estratégica de LinkedIn creada por Inge Sáez. Inge es toda una experta en LinkedIn. Imparte cursos específicos en la materia y da ponencias. También tiene su blog en donde nos regala muchos consejos.

Personalmente tenía el extracto de LinkedIn en donde hablaba un poco sobre mí y lo que hacía. A finales de 2017 compré la agenda estratégica, que no es solo una agenda, también es donde anotar:

  • Los registros.
  • Acciones a realizar.
  • Ideas mensuales.
  • Palabras clave.
  • Guía para para escribir o reescribir el extracto.
  • Plantillas de mensajes para enviar a personas que ven tu perfil, solicitan contacto, para agradecerlo…

Primero de todo quiero decir que hay mucho trabajo por delante, ya sabemos que nada es fácil ni regalado, todo cuesta y como en todo, es muy necesaria la perseverancia y paciencia. Mi quehacer ha sido el siguiente:

  • He adaptado las plantillas a mi propio mensaje.
  • He ido anotando las estadísticas cada mes, que me han hecho ver que funciona y que no. Por circunstancias familiares, los meses que no he podido dedicar tanto tiempo a LinkedIn lo he notado y no lo digo como excusa, sino que he comprobado que cuando lo he trabajado, he obtenido mejores resultados, nada es porque sí. Me ha dado la base, el aprendizaje para seguir trabajando el año que viene con más conocimiento y progresar.
  • Me ha ayudado mucho a definir las palabras clave y reescribir el extracto. Sin embargo sigo manteniendo que para leer mi perfil completo se ha de ser contacto. Trabajo por cuenta ajena y actualmente no estoy buscando trabajo.
  • He recibido felicitaciones por el extracto y su estructura.
  • Han validado mis aptitudes.
  • Salgo cada semana en las búsquedas por las palabras clave. Ha habido incluso algún reclutador que como he aparecido en sus búsquedas, me ha solicitado contacto, ha leído el perfil completo e incluso me ha ofrecido trabajo.
  • También me han ofrecido trabajo alguno de mis contactos. El hecho de ir manteniendo la actividad y escribir en Pulse, hace que se acuerden de ti.

Estos pequeños cambios en mi perfil ha sido tan sólo el principio, como plantar las semillas para avanzar y seguir trabajando.  Así que si queréis una buena guía, os animo a seguir los consejos de Inge.